In mijn werk zie ik regelmatig dat directieleden en staf van scholen worden opgeslokt door ad hoc zaken en de grote hoeveelheid e-mail. Belangrijke zaken zoals kwaliteitszorg blijven daardoor soms te lang liggen. Veel medewerkers in het onderwijs voelen zich genoodzaakt om ’s avonds of op hun vrije dag te werken. Ik geloof niet dat dat nodig is en ik vind het niet wenselijk. Niet voor jou als persoon, maar ook niet voor de kwaliteit van je werk.
Een betere persoonlijke organisatie en prioritering van de taken helpen om meer overzicht te krijgen. Meer overzicht geeft ruimte en tijd om aandacht te besteden aan belangrijke zaken die niet urgent zijn.
Ik heb verschillende mensen geholpen bij het op orde krijgen van de organisatie. Dit wordt altijd als positief ervaren. We beginnen met één dagdeel samen om orde op zaken te stellen en nieuw gedrag aan te leren.
- Je inbox wordt helemaal leeg gemaakt door oude mails te verwijderen of te archiveren.
- We leggen een mappenstructuur aan waardoor je mails terug kunt vinden.
- Ook leggen we een goede en complete takenlijst aan. Soms werk ik met een bullet journal.
- Vervolgens bespreken we je agenda voor de komende twee weken.
Meestal is dit een hele goede basis om meteen weer lucht te creëren en een gevoel van grip op je werk. Mensen geven aan dat ze een heel ‘leeg hoofd’ hebben na zo’n afspraak en het gevoel hebben het werk weer aan te kunnen. De uitdaging is echter om het nieuwe gedrag vol te houden.
We plannen twee vervolgafspraken van twee uur in om de voortgang te bewaken en knelpunten te bespreken. Als je dat wilt, kunnen we nog meer vervolgafspraken inplannen.
Wil je ook je persoonlijke organisatie verbeteren? Neem dan contact op.